Vytvořte si vnitro spolkovou směrnici, v rámci této směrnice stanovte a schvalte pravidla pro proplácení cestovních náhrad. Dále je vhodné každou cestu vyplnit formulář cestovního příkazu s jasným rozlišením konkrétního použitého dopravního prostředku. A samozřejmě je potřeba řádně doložit např. účtenkou spotřebované pohonné hmoty a jejich cenu. Pokud budete proplácet cestovné členům, kteří jsou se spolkem v pracovně právním vztahu, i DPP a DPČ, řiďte se zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce a to zejm. § 157 a násl.
V každém případě lze však členům uhradit z prostředků spolku náklady na cestu, které člen účelně vynaložil a spolku doložil.